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大學,就是我的實踐場域——「千手行政.行政牽手」工作坊小記

作者 / 郭怡棻

「我超喜歡寫公文,如果有難寫的公文,歡迎大家寄給我討論。」此語一出,各校伙伴眼睛睜大,隨即笑到連天花板都震動。為什麼許多人避之唯恐不及的公文書寫,卻是暨大水沙連人社中心行政助理范雅婷的心頭好?

2020年6月,科技部人文創新與社會實踐計畫的「環島列車工作坊」開到臺東大學,來自全臺的大學助理伙伴帶著各自的疑惑和期待,參加這場「千手行政.行政牽手」工作坊。

由於社會實踐型計畫需要與在地密切互動並嘗試行動方案,強烈的實驗性格及創新特質不時衝擊大學原有體制,而首當其衝的就是和計畫人事及經費等息息相關的行政工作。人社實踐計畫辦公室特別邀請暨大團隊的「行政大總管」雅婷,和新進學校的伙伴分享她近五年來從事行政工作的「技術」與「藝術」。

我的駐點就在暨大

讓很多人頭痛的經費核銷,是2015年雅婷進暨大的第一個工作。當時結案期限迫近、帳目紛雜,需要花很多時間釐清,並與主計溝通。儘管忙著核銷、忙著認識計畫內容、忙著熟悉學校各項行政規定,卻是她最快樂的時期,配合人社實踐計畫而設立的水沙連人社中心當時還是院級中心,業務量不大,行政工作相對單純。

隨著人社中心升格為校級單位,中心業務成為校務發展的一部分,需要與其他行政、教學部門緊密互動,大大小小的會議成群而來,等待協商的事項族繁不及備載。接著,因應暨大實踐型計畫團隊的擴增,扮演校內外社會參與交流平台的水沙連人社中心,也協助推動「地方創生與跨域治理聯合辦公室」成立,提供全校實踐型工作團隊毗鄰辦公的空間,並不時創造跨團隊對話及合作的管道。


圖:雅婷負責的行政工作,隨著人社實踐計畫及水沙連人社中心階段性發展而轉變。(圖片來源:范雅婷)

人社中心激增的業務實際反映在雅婷工作上,需要溝通的人變多、報告繳交量增加,就連收納公文的資料夾都從一小本膨脹成兩大本,沒有用重物壓著還會爆開。加上中心同仁大半時間都在社區駐點,只有她自己留守學校,沉重的壓力幾乎破表。當時讓雅婷從悶燒的壓力鍋中釋放的關鍵,一個是她主動求救,另一個是中心的小主管聽到她的呼救而大力伸出援手。

小主管多次與她促膝長談,說明人社中心力推在地實踐之於暨大的重要性,以及實踐工作可能遭遇的困境和未來目標,陪伴雅婷認識自已在中心的工作角色,並進一步調適定位——不只是扮演行政助理,更是在暨大駐點的連結與實踐者。同時,也務實地和雅婷討論減輕她工作負擔的作法,諸如增加工讀生人力、請駐點人員確實配合行政準備工作等方式,由眾人協助一起鑿出孔隙,讓壓力能夠逸出。


圖:工作坊開始前,以桌遊DOBBLE讓各校伙伴在玩遊戲中拉近彼此距離。

核銷的獨門心法

「為什麼同一張發票,別人報不會過,我卻可以核銷?」雅婷的獨門心法是「事前充分溝通,事後資料準備充足。」大學社會實踐工作需要彈性因應在地需求開展行動方案,在社區駐點或辦理活動所要核銷的項目,有時會超出大學行政人員的認知。譬如社區彩繪或駐點空間所需要的油漆、部落祭祀活動使用的小米酒、鹹豬肉、線香……,這些都是學校主計從未想過的報支內容。

剛開始核銷單據屢被退件,之後雅婷拿出計畫申請書,向主計人員說明這些支出都是計畫的工作項目,也在單據上清楚說明用途,才被認可。「感情是需要培養出來的,默契也需要累積。主計根本不知道我們人社計畫在幹嘛,他只能透過你的收據跟描述來決定要不要讓你通過核銷。」在與學校行政人員互動時,雅婷也了解到「核銷單據上面蓋章的人,都對這張收據的真實性負有完全的責任」,因此需要提供足夠的線索或證明,讓查核的行政人員理解和安心。

一邊與行政人員交流搏感情,另一邊雅婷也和中心同仁充分溝通彼此需求。每次需要運用經費時,先請駐點人員和她討論項目規劃與及經費分攤情形,同仁能透過雅婷了解細緻複雜的核銷規定,雅婷也能掌握經費的去向和用途。

她不厭其煩地提醒同仁要備妥核銷資料,例如申報餐費按規定已不需要附簽到表,但若情況允許,最好也能提供作為具體佐證。這樣多想一步的「周到」和多做一點的「耐煩」,都是在日常互動中,一點一滴累積默契與信任感,猶如為行政工作注入潤滑劑,組織內部的運轉也變得更順暢。

更重要的是,「我要讓我們的人都是安全合法。大家明明都是做正確的事情,有時卻因為資訊提供不夠多,而處於在一個不安全的狀態。」她堅定地說:「我絕不會讓這種事情發生,因為我的存在,就是要讓大家安全下莊。」


圖:各校伙伴與雅婷(立者右三)交流行政工作上的疑難雜症。

公文,就是行話

「公文對我來說就是行話」,華語文學系畢業的雅婷如此定義。「公文是公務人員、公家單位對話的工具,只要符合格式,大家立刻就知道你的用意。」核銷之外,行政工作最常讓人抓破頭的就是寫公文,雅婷卻說她非常著迷這種文體,「因為公文非常注重邏輯和語言精煉。」必須在精簡的行文中,扼要交代公務辦理事項的來龍去脈,以及具體要求或作法,讓主事者與相關人員能迅速掌握和反應,以利行政工作的推動。

難道她一開始公文就寫得很好?當然不是。

雅婷現場秀出她初進人社中心所寫的公文草稿,裡頭滿滿主管修改的紅色字跡,這些檔案她仍然收藏在電腦資料夾中,每次擬公文不順時,就點出來參考琢磨。除了主管細心的指點外,與行政人員長期培養感情的互動過程中,也不時會學到公文的專有名詞及特殊簽陳之寫法。

有一次,人社中心駐點同仁在上班途中發生車禍,雅婷通報校方環安衛中心,卻被質疑為何應該在校內上班的時段會有人員在校外發生意外。這是因為當初考量駐點人員多數時間會在社區活動,而請校方簽准上下班免予打卡。意外發生後,為保障同仁安全,人社中心的專任人員出勤改為打卡制,若到社區活動則請公假外出。

只是,若依照既有的出勤規定,每當配合社區在夜間或假日辦理活動時,駐點同仁仍必須在活動結束後趕回學校打卡,才能作為加班的證明。後來雅婷與校方人事溝通了大半個月,說明人員勤務需求及從社區回到校內打卡的難處,最後兩人研究了相關法規,一起合寫「校外加班免打卡簽」,獲得了學校認可。在合法情況下,中心同仁外出加班不必再趕回校內打卡,人身安全也有勞保保障,亦能享有補休,實際照顧到同仁們的勞動權益。

雅婷提醒,部分不用打卡出勤的大學伙伴,務必要注意自身安全,並建議各校要為駐點人員加保意外險。分享中,她多次提到「安全」與「合法」,這是大學社會實踐工作者在前線實作或後方補給時,最需記掛於心的守則。而科技部專題研究計畫常見問答(FAQ),有許多關於人事任用與經費報支等疑難雜症的解說,可以事先查詢再和校方行政人員討論。


圖:雅婷(前排左六)和與會伙伴合影。

熱情,來自於感動

「支援、保護團隊的各項工作就是行政的任務。」自許在暨大校園駐點的雅婷指出,與校內行政人員的合作,從最初的衝撞到後續培養感情,再一起想辦法解決問題,無形中也把社會實踐的精神帶回學校。在反覆磨合的過程中,校內人員開始了解在地實踐的內容與價值,在自己的崗位上一方面「依法行政」,卻不再公事公辦,較能重視溝通,讓行政運作平順友善;另方面協力促成組織制度革新,來謀求成員共同福祉,讓大學發展多元學術典範有機會落實。

他校的伙伴問雅婷為什麼能對工作保持高度熱忱?雅婷說了一個小故事。某次暨大定期舉辦的教師社群聚會中,參與人社實踐計畫的戴榮賦老師受邀分享研發空污微型感測器,並與公民團體合作推動空污減量的經驗;有老師在會後回饋自己的感動,也期許自己能夠像戴老師一樣,為在地貢獻所學。日後,那位老師果真以環境工程的專長,為地方的生態保育和環境永續作出積極貢獻。

雅婷說,那個當下她很感動,原來社會實踐的熱情會傳遞,老師是可以改變的。加上這幾年看到暨大從事在地實踐而蛻變,同事與主管們也都在做令人感動的事情,讓她肯定自己的職務深具意義,不是徒勞無功,也更喜歡行政這份工作。

現場有暨大伙伴回應,看得到工作與團隊的願景,是自己能夠持續從事在地實踐的原因,他在雅婷身上也見到同樣的情形。「還有一個要跟她學習的部分,就是不要當濫好人。她會很堅定地要求工讀生跟我們駐點人員,配合核銷與各項行政規定;但若當濫好人,她就無法落實讓我們安全下莊的目標。」

看見工作願景,真誠溝通彼此需求,掌握業務專業知能,堅持安全與守法第一,千手行政駐點在大學校園,張羅在地實踐所需的各種補給,疏通協調校內行政系統。透過雅婷真切的經驗分享,駐點伙伴才知道行政工作的繁雜多變及箇中學問,有行政經驗的伙伴則趁機討教實務上所遇到的問題。同行在大學社會實踐之路上,增進相互理解、彼此提攜關懷,這正是「千手行政.行政牽手」工作坊舉辦的初衷與價值。